Que vous soyez à la tête d’une TPE ou d’une entreprise plus conséquente, lors de la fermeture de l’entreprise, l’entrepreneur ou la société doit conserver ses documents pour une durée déterminée en fonction de leur nature. La durée de conservation varie selon le domaine d’application des documents : commercial, fiscal, juridique, social, etc. Connaître et respecter ces délais reste très important afin d’éviter les sanctions, notamment les amendes. Voici un résumé des délais de conservation pour les différents types de documents et que faire une fois les dates passées.
Combien de temps conserver les papiers d’une entreprise fermée ?
Pourquoi conserver les documents d’une entreprise fermée ?
En tant que dirigeant de société, vous êtes tenu de conserver un certain nombre de documents relatifs à votre activité et même en cas de cession. Les motifs sont nombreux :
- Ils peuvent servir de justificatifs en cas de contrôle administratif par le service des impôts, l’URSSAF ou encore l’inspection du travail.
- Ils prouvent l’existence d’un droit ou d’une obligation.
- Ils permettent de consulter votre historique en cas de contentieux.
Ces documents doivent mentionner clairement leur nature, la date, les détails relatifs à l’opération ainsi que l’identification du client ou du fournisseur.
À quelles sanctions je m’expose en cas de non-conservation ?
Le défaut de conservation des documents d’entreprise expose l’entrepreneur à des risques significatifs au-delà des sanctions financières. Sans ces archives, il se retrouve démuni de preuves essentielles lors de conflits avec des clients, fournisseurs ou demandes administratives.
De plus, il est passible d’amendes conséquentes. Selon l’article 1734 du Code général des impôts, le refus de transmettre les documents requis ou toute entrave à cette transmission entraîne une amende de 10 000 € par requête non satisfaite. Cela souligne l’importance cruciale de la gestion rigoureuse des archives pour tout entrepreneur.
Puis-je conserver ces documents en ligne ?
La réponse est oui ! Un entrepreneur est tout à fait autorisé à gérer ses archives sur un service de stockage en ligne. Cette méthode de conservation présente de nombreux avantages.
Vous limitez le risque de perte de dégradation de vos archives. De plus, vous avez accès à vos documents n’importe où et à tout moment. De nombreuses plateformes proposent des tarifs flexibles, avec abonnement au mois et à l’année. Vous pouvez ordonner et classer vos documents en un clic. Enfin, vous pouvez également partager vos documents.
Quelle est la durée légale en vigueur ?
Les documents civils et commerciaux
- Contrats commerciaux, documents bancaires et documents de transport de marchandises : Ces documents doivent être conservés pendant 5 ans.
- Déclarations en douane : Ils doivent être archivés pendant 3 ans.
- Police d’assurance : Elle doit être gardée 2 ans après la résiliation du contrat.
- Propriété intellectuelle (brevet, marque, dessin, modèle) : Ces documents doivent être conservés 5 ans après la fin de la protection.
- Dossier d’avocat : Il se conserve 5 ans après la fin du mandat.
- Contrats d’acquisition ou de cession de biens immobiliers ou fonciers : Ils doivent être archivés pendant 30 ans.
- Autres documents (factures, contrats dématérialisés, correspondance commerciale, bons de commande ou de livraison, etc.) : Ces documents doivent être gardés pendant 10 ans.
Les pièces relatives aux ressources humaines
Les documents relatifs aux ressources humaines d’une entreprise fermée doivent être conservés pendant 5 ans. Cela inclut les fiches de paie, bulletins de salaire, contrats, primes, indemnités, soldes de tout compte, et le registre unique du personnel depuis le départ du salarié.
Les informations relatives aux accidents du travail et à l’inspection du travail, ainsi qu’aux régimes de retraite sont également concernées.
La comptabilité
Les livres et registres comptables (livre journal, grand livre, livre d’inventaire) ainsi que les pièces justificatives (bons de commande, de livraison, de réception, factures, clients et fournisseurs…) doivent être conservés pendant 10 ans à partir de la clôture de l'exercice.
La fiscalité
Selon l’article L102B du Livre des procédures fiscales, il est exigé que certains documents comptables et fiscaux soient conservés pendant une durée de six ans. Ce délai concerne une large gamme de documents sur lesquels l’administration fiscale peut exercer ses droits de communication, d'enquête et de contrôle.
Les types de documents et données concernées incluent :
- Impôt sur le revenu : Les documents liés aux déclarations et paiements de l’impôt sur le revenu des personnes physiques ou morales.
- Impôt sur les sociétés : Tout document relatif à l’impôt appliqué sur les bénéfices des sociétés.
- Bénéfices industriels et commerciaux (BIC) et Bénéfices non commerciaux (BNC) : Documents relatifs aux revenus et dépenses associés à des activités industrielles, commerciales ou non commerciales
- Impôts directs locaux : Comprend des taxes comme la taxe foncière, touchants propriétaires de biens immobiliers.
- Cotisation foncière des entreprises (CFE) : Documents liés à cette taxe basée sur la valeur locative des biens immobiliers utilisés par l’entreprise
- Valeur ajoutée des entreprises (CVAE) : liée au chiffre d’affaires et contribuant au financement des régions et départements.
- Taxe sur la valeur ajoutée (TVA) : Documents relatifs à la collecte et au paiement de cette taxe sur la consommation.
Ces délais peuvent aller jusqu’à 10 ans en cas de suspicion de fraude fiscale, de travail dissimulé, etc.
Les documents sociaux
Les statuts de la société doivent être gardés pendant 5 ans après la radiation de la société du RCS. Les documents relatifs au compte annuel (bilan, compte de résultat, etc.) sont à conserver pendant 10 ans. Les convocations, feuilles de présence, pouvoirs et rapports du gérant ou du conseil d’administration doivent être conservés pendant 3 ans.
Vous souhaitez savoir la durée de conservation minimale d’un document ? Le ministère de l’Économie a mis en place un simulateur pour mieux vous aider.
FAQ concernant les archives d’une entreprise fermée
Est-ce obligatoire de conserver les papiers relatifs au recrutement ?
Si vous êtes en possession de CV ou de données récupérées lors d’un entretien, vous pouvez les conserver après votre cessation d’activité.
Dans ce cas, la CNIL conseille de ne pas conserver ses documents au-delà de deux ans après le dernier contact avec la personne concernée. De plus, elle mentionne que les informations demandées au candidat ont pour finalité d’apprécier sa capacité à occuper l’emploi proposé.
Elles doivent présenter un lien direct et nécessaire avec l’emploi proposé ou avec l’évaluation des aptitudes professionnelles du candidat.
Que faire lorsque le délai de conservation arrive à échéance ?
Après la période de conservation requise, il est judicieux d’organiser la destruction des archives devenues obsolètes pour éviter tout encombrement. Opter pour un broyage sécurisé via un service professionnel est recommandé pour une élimination complète et sûre des informations.
Ce processus inclut souvent le recyclage des matériaux, s’inscrivant ainsi dans une démarche respectueuse de l’environnement.
Bien que les archives départementales offrent ces services en garantissant la confidentialité, des entreprises privées sont également spécialisées dans cette tâche. En optant pour ces dernières, veillez à vous assurer de leur fiabilité et de leur professionnalisme avant d’entamer une collaboration pour la gestion de la destruction des archives sensibles.
À retenir
- La conservation des documents après la fermeture d’une entreprise n’est pas une option, mais bien une obligation légale.
- La durée de ces délais varie en fonction de la nature du document, allant de 2 à 10 ans.
- Pour une facilitation de la gestion de ces archives, il est recommandé de les stocker en ligne.
- En cas de non-respect, vous êtes passible d’une amende, notamment pour les documents fiscaux.