La facturation est une étape essentielle pour toute entreprise. En effet, elle permet d’enregistrer l’ensemble des marchandises ou des prestations vendues. Cette opération doit s’effectuer dans le respect de règles précises, pas toujours faciles à observer, surtout si l’entrepreneur, à la tête d’une micro-entreprise par exemple, ne dispose pas de connaissances approfondies en matière de comptabilité. Des outils efficaces, comme le logiciel de facturation, peuvent heureusement l’aider dans sa tâche.
Comment choisir le meilleur logiciel de facturation pour votre entreprise ?
Qu'est-ce qu'un logiciel de facturation ?
Le logiciel de facturation, qui n'est pas obligatoire, est un outil informatique permettant de maîtriser l'ensemble du processus de création de factures. En effet, il prend en charge chacune de ses phases et permet en outre de récupérer dans l'instant toutes les données relatives à ces factures.
L'utilisation d'un tel instrument contribue à une édition rapide des factures. Elle permet donc leur envoi à vos clients dans les délais prévus, une des conditions d'un paiement régulier de l'entreprise.
L'édition des devis fait aussi partie des tâches assumées par certains logiciels de facturation. Il faut enfin rappeler que le logiciel peut être intégré à un compte bancaire professionnel.
Comment choisir votre logiciel ?
De quoi avez-vous besoin ?
C'est en effet le premier critère de choix. De fait, les logiciels de facturation sont très variés, certains comprenant de nombreuses fonctionnalités, d'autres demeurant plus basiques.
Ainsi, un outil complexe et onéreux, sera peu utile à un micro-entrepreneur, qui pourra se contenter d'un logiciel plus simple. Enfin, certains logiciels sont réservés à des professions précises.
Des outils multi-tâches
On l'a vu, certains logiciels de facturation proposent, en plus de la gestion des factures, des fonctionnalités très étendues, comme :
- La gestion de la TVA.
- La gestion des devises, qui anticipe notamment les risques liés au change.
- Tout ce qui concerne la relation clientèle.
- Le contrôle du plan comptable, qui reprend l'ensemble des opérations comptables réalisées par l'entreprise.
- Des modèles de factures personnalisables.
- Le traitement des cartes bancaires, un processus complexe qui suppose notamment d'ouvrir un compte marchand et de s'équiper d'une plateforme de paiement.
- Un dispositif de relance automatique, destiné à accélérer les paiements.
L'entreprise choisira ainsi son logiciel de facturation en fonction de la nature de ses activités et de ses attentes propres.
Un logiciel prenant en compte les obligations légales
Choisissez un logiciel de facturation qui prenne en charge l'ensemble des obligations comptables qui s'imposent à l'entreprise, comme l'établissement des comptes annuels ou la tenue automatisée du livre-journal.
Certains logiciels incluent également la prise en compte de certaines obligations fiscales, comme la gestion de la TVA.
Veillez également à ce que le logiciel prévoie une numérotation automatique des factures et l'ensemble des mentions légales qu'elles doivent faire apparaître. Le choix d'un logiciel prenant en compte l'ensemble des règles en vigueur en matière de facturation vous permettra de conserver une plus grande sérénité dans la gestion de votre entreprise.
Un logiciel pratique
Un autre critère de choix, c'est la facilité d'utilisation du logiciel de facturation. Cet outil est là pour vous simplifier la vie, et non pour vous la compliquer, et vous devez pouvoir vous en servir sans avoir fait des études d'informatique.
Vérifiez également que le logiciel ait une présentation agréable et que les étapes de son fonctionnement apparaissent avec clarté.
Des options de personnalisation, en fonction de vos besoins propres, sont par ailleurs bienvenues. Enfin assurez-vous qu'il existe un service client facile à joindre et susceptible de vous aider en cas de problème.
Pensez à votre budget
Le prix du logiciel de facturation est un autre élément à prendre en considération pour le choisir. Il vous en coûtera une quinzaine d'euros par mois, en moyenne, pour acquérir un logiciel assez basique.
Il ne s'agit cependant que d'une moyenne, les prix demeurant assez variés. Si des logiciels très peu coûteux, ou même gratuits, vous rendent les services attendus, rien ne vous oblige à payer plus cher.
Mais si ce logiciel au tarif très abordable ne possède pas les fonctionnalités dont vous avez besoin pour gérer votre facturation, vous n'aurez pas fait une bonne affaire.
Dans certains cas, une nécessaire conformité à la loi
Rappelons que rien n'oblige un entrepreneur à se doter d'un logiciel de facturation. Certaines entreprises, préférant toujours les solutions traditionnelles, éditent toujours leurs factures sous format papier.
Mais, dès lors qu'elles choisissent la facturation en ligne, ce qui est aujourd'hui le choix le plus courant, les entreprises soumises à la TVA sont tenues de s'équiper d'un logiciel de facturation conforme à la loi anti-fraude.
Datant de 2018, cette loi a pour but de lutter contre la fraude à la TVA. Dans ce cas, il est recommandé de se doter d'un logiciel certifié, ce qui offre des garanties, tant de sécurité que de fiabilité, à son utilisateur.