Vous êtes sur le point de signer un bail commercial pour concrétiser votre projet ? Félicitations ! Avant de vous lancer, il est essentiel de connaître la liste des documents à fournir – et à demander – pour sécuriser votre démarche. En effet, la mise en location d’un local professionnel ou commercial n’est pas à prendre à la légère : il s’agit d’un engagement majeur, tant pour le bailleur que pour le locataire (ou preneur).
Les documents à fournir pour signer un bail commercial
Important : un bail commercial se distingue nettement d’un bail professionnel. Le premier, parfois appelé bail 3-6-9, s’applique généralement aux activités commerciales, industrielles ou artisanales, tandis que le second concerne plutôt les professions libérales. Pour éviter toute confusion et rassembler les pièces justificatives nécessaires, suivez notre guide exhaustif.
1. Qu’est-ce qu’un bail commercial ?
Le bail commercial est un contrat de location conclu entre un bailleur (propriétaire) et un preneur (locataire) qui souhaite exploiter un local à des fins purement commerciales, industrielles ou artisanales. On l’appelle souvent bail 3-6-9, car il engage les deux parties sur une durée minimale de neuf ans avec la possibilité pour le locataire de résilier le contrat à la fin de chaque période triennale (à 3, 6 et 9 ans).
“Le bail commercial est le contrat de location conclu entre le bailleur (le propriétaire d’un local ou l’usufruitier) et le locataire ou preneur (l’entrepreneur ou la société) portant sur l’exploitation de locaux à des fins professionnelles ou commerciales uniquement.”
Cette définition illustre parfaitement l’idée selon laquelle le bail commercial offre une forme de stabilité au locataire tout en permettant au propriétaire de fixer des conditions (loyer, révisions du loyer, etc.) compatibles avec la loi en vigueur.
malgré l’absence d’une obligation légale imposant la signature d’un bail écrit, il est vivement recommandé de formaliser ce type de contrat par écrit. En cas de litige, un document officiel permettra à chacun de faire valoir ses droits plus aisément.
2. Les documents que le locataire doit fournir
Avant la signature du bail, le bailleur cherchera légitimement à vérifier votre identité, votre statut juridique (société, entrepreneur individuel...) et votre solvabilité. Il est donc important de préparer un dossier clair et complet afin de rassurer le propriétaire et de faciliter vos négociations.
2.1. Justificatifs d’identité et de statut juridique
le bailleur ne peut exiger qu’un seul document d’identité en cours de validité, mais il est d’usage de fournir celui du gérant principal.
- Carte d’identité, passeport ou permis de conduire (en cours de validité) : ils attestent de l’identité du ou des dirigeants.
- Statuts de la société : si votre entreprise est déjà créée, remettez une copie des statuts (signés et enregistrés). Si vous êtes en phase de création, vous pouvez fournir un projet de statuts.
- Extrait K ou Kbis (ou certificat d’identification à l’INSEE) : si l’entreprise est déjà en activité, cet extrait prouve son existence légale. Il convient de donner un document de moins de trois mois.
2.2. Justificatifs de solvabilité
Le bailleur cherchera naturellement à s’assurer que vous serez en mesure de payer le loyer et les charges. Les documents suivants peuvent lui permettre d’évaluer votre solidité financière :
- Les derniers bilans comptables (si vous avez déjà un historique d’activité)
- Un bilan prévisionnel ou business plan (si vous êtes en création d’entreprise) pour évaluer la viabilité et le sérieux de votre projet.
- Le cas échéant, des relevés d’imposition ou d’autres justificatifs (attestation d’employeur, fiches de paie, preuves de revenus) si le dirigeant se porte caution à titre personnel.
le bailleur n’a pas le droit d’exiger un nombre illimité de pièces justificatives. En pratique, il ne peut vous demander qu’un seul document valide par catégorie : identité, domicile, etc. Cette réglementation vise à éviter les abus et protéger la vie privée du locataire.
2.3. En cas de caution
Si une caution solidaire est exigée, vous devrez fournir des documents complémentaires pour celle-ci, notamment :
- Un RIB (Relevé d’Identité Bancaire) pour faciliter le recouvrement en cas de contentieux.
- Des justificatifs de revenus (fiches de paie, avis d’imposition, etc.) prouvant la capacité financière de la caution.
3. Les documents que le bailleur doit fournir
Du côté du bailleur, la règle est la même : le locataire doit s’assurer de l’authenticité du propriétaire et de la légitimité du local mis en location. N’hésitez donc pas à réclamer certains documents pour vérifier que la personne avec qui vous signez le bail a bien les droits nécessaires sur le local.
3.1. Justificatifs d’identité du propriétaire
Pour les personnes physiques, il peut s’agir d’une carte d’identité ou d’un passeport, et pour les personnes morales (comme une SCI ou une SAS), vous pouvez exiger un extrait Kbis récent ou les statuts de la société.
3.2. Le titre de propriété et la vérification de l’affectation
lorsque vous vous apprêtez à signer un bail commercial, vérifiez que le bailleur est réellement propriétaire des locaux. Comment ? En lui demandant un titre de propriété ou une attestation notariée.
Dans certains cas (immeubles en copropriété), réclamez également un règlement de copropriété. Ce document vous garantit que votre activité est bien compatible avec l’affectation prévue. Cela vous évitera de douloureuses surprises si, par exemple, la copropriété interdit les activités industrielles ou la présence d’un certain type de commerce au sein de l’immeuble.
3.3. Diagnostics et informations sur les charges
Comme pour tout contrat de location, le bailleur peut (et doit parfois) fournir certains diagnostics (de performance énergétique, diagnostic technique, état parasitaire) en fonction de la réglementation en vigueur.
le bailleur doit aussi préciser la répartition des charges locatives (taxe foncière, charges de copropriété, etc.) ainsi que les éventuels travaux à prévoir. Cette transparence vous permettra de budgétiser précisément vos futures dépenses.
4. Les pièces que le locataire doit demander au propriétaire
Vous avez réuni tous vos justificatifs, mais n’oubliez pas que vous êtes aussi en droit de demander des garanties à votre futur bailleur. Cette étape est parfois négligée par le locataire, alors qu’elle s’avère essentielle pour éviter de louer un local inadapté ou mal encadré.
4.1. L’authenticité de la propriété
“Le locataire doit s’assurer que le co-contractant est le vrai propriétaire. Il doit pour cela demander une attestation de propriété et la carte nationale d’identité du gérant de la SCI ou du propriétaire.”
Cette recommandation est extraite d’un texte spécialisé et met en lumière l’importance de vérifier la légitimité du bailleur. En cas de litige futur, il sera plus compliqué de faire valoir vos droits si le propriétaire n’était pas légalement habilité à signer.
4.2. Vérifier l’affectation exacte du local
si vous démarrez une activité artisanale dans un immeuble résidentiel, par exemple, vous devez confirmer que la copropriété autorise ce type d’activité. La mention « usage commercial » ne suffit pas toujours : certaines activités peuvent être exclues par le règlement de copropriété. Exigez donc un extrait du règlement pour en avoir le cœur net.
4.3. Estimation claire des charges et impôts
Avant de signer, assurez-vous de connaître le montant du loyer (et ses modalités de révision triennale), la taxe foncière et les charges récupérables. Demandez un budget prévisionnel des travaux éventuels s’il y a des réparations ou un rafraîchissement à envisager.
5. Conseils pratiques pour constituer son dossier et signer le bail
5.1. Préparez un dossier clair et complet
Il est essentiel de structurer votre dossier de candidature pour montrer votre sérieux au bailleur :
- Mettez en avant vos statuts (ou projet de statuts) et votre extrait Kbis (si déjà disponible).
- Joignez un bilan prévisionnel cohérent (si vous êtes en création). Exposez votre vision commerciale, l’étude de marché, etc. Cela rassurera le bailleur sur la viabilité de votre activité.
- Si vous disposez de bilan(s) comptable(s) pour l’année précédente, n’hésitez pas à les inclure.
- Si une caution est nécessaire, incluez les documents prouvant sa solvabilité (fiche de paie, avis d’imposition, relevé de propriété…).
5.2. Vérifiez la cohérence du bail
le bail doit préciser la destination des lieux. Assurez-vous qu’il mentionne clairement votre secteur d’activité (boutique, restaurant, cabinet, etc.) et la possibilité d’exploiter ce local en toute légalité.
Il doit également comprendre :
- Le loyer de base et son indexation éventuelle.
- La durée (neuf ans avec possibilité de résiliation à 3 et 6 ans).
- Les conditions de résiliation ou de préavis.
- L’énumération précise des charges et travaux à la charge de chaque partie.
5.3. Anticipez la cession ou la sous-location
la cession de bail (transmission de votre contrat de bail à un tiers) et la sous-location (location d’une partie des locaux à un sous-locataire) sont deux aspects complexes. En principe, la loi permet la cession de bail dans le cadre de la vente d’un fonds de commerce, mais la sous-location est interdite sauf accord explicite du bailleur.
FAQ
1. Quelle différence entre un bail commercial et un bail professionnel ?
Le bail commercial s’adresse aux activités commerciales, industrielles ou artisanales. Il a une durée minimale de 9 ans et se rompt par période triennale (bail 3-6-9). Le bail professionnel concerne les professions libérales réglementées ou non, pour une durée d’au moins 6 ans, souvent résiliable à tout moment par le locataire avec un préavis de 6 mois.
2. Quels documents le bailleur peut-il exiger de la caution ?
Le bailleur peut demander un justificatif d’identité, un RIB, des pièces prouvant la solvabilité (fiches de paie, avis d’imposition, etc.). Toutefois, il ne peut vous réclamer qu’un seul document d’identité et un seul justificatif de domicile valides, conformément aux réglementations en vigueur pour éviter les abus.
3. Comment vérifier que le bailleur est bien propriétaire ?
Exigez une attestation de propriété ou un acte notarié. Si le bailleur est une SCI, demandez un extrait Kbis ou les statuts de la société, ainsi que la pièce d’identité du gérant.
4. Est-il obligatoire de signer un bail écrit ?
La loi n’exige pas la forme écrite pour valider un bail commercial (un accord oral pourrait suffire). Néanmoins, pour protéger vos intérêts et clarifier les droits de chacun, il est fortement conseillé de formaliser le contrat par écrit. En cas de litige, un document officiel facilitera les démarches.
5. Quels diagnostics le bailleur doit-il fournir ?
Selon la nature du local et son année de construction, il peut être tenu de vous remettre un diagnostic de performance énergétique (DPE), un état des lieux détaillé, voire un état parasitaire. Renseignez-vous sur les obligations légales applicables à la région ou à la typologie de bien (loi Carrez, amiante, etc.).
6. Quelle est la durée d’un bail commercial et comment le résilier ?
Le bail commercial court sur 9 ans minimum. Le locataire peut le résilier à la fin de chaque période triennale (3, 6 et 9 ans) en respectant un préavis de 6 mois. Le bailleur, lui, ne peut donner congé qu’à l’échéance des 9 ans, sauf exceptions (expropriation, faute du locataire, etc.).
7. Peut-on négocier le montant du loyer avant la signature ?
Oui, le montant du loyer est librement fixé par les deux parties lors de la conclusion du bail. Il pourra être révisé ensuite tous les 3 ans, généralement selon l’indice des loyers commerciaux. Pensez à vérifier la clause de plafonnement du loyer lors de cette révision triennale.
8. Est-ce que le bailleur peut imposer toutes les charges au locataire ?
Depuis la loi Pinel, les charges récupérables sont davantage encadrées. Certains frais, comme les grosses réparations structurelles, restent à la charge du bailleur. Il est donc indispensable de vérifier la répartition des charges dans le contrat avant de signer.
9. Le locataire peut-il sous-louer les locaux ?
Le locataire ne peut sous-louer tout ou partie des locaux qu’avec l’accord exprès du bailleur. Cette permission doit être mentionnée dans le bail. À défaut, la sous-location est interdite et pourrait entraîner la résiliation du contrat si elle est pratiquée sans autorisation.
10. Pourquoi fournir un bilan prévisionnel pour une création d’entreprise ?
Si vous êtes en phase de création, présenter un prévisionnel montre au bailleur que votre projet est réfléchi et que vous avez évalué vos futures recettes et dépenses. C’est un véritable gage de sérieux et de crédibilité, qui peut faciliter l’obtention du bail et réduire les inquiétudes du propriétaire quant à votre solvabilité.
11. Que vérifier dans le règlement de copropriété ?
Vous devez vous assurer que l’affectation (usage professionnel ou commercial) que vous envisagez est compatible avec les règles internes de l’immeuble. Certains règlements interdisent, par exemple, l’exercice d’activités de restauration ou le stockage de matières dangereuses. Négocier un bail qui contreviendrait à ces restrictions peut vous exposer à une contestation future.
12. Comment gérer les éventuels travaux avant l’entrée dans les lieux ?
Il est conseillé de réaliser un état des lieux détaillé et de préciser dans le bail qui se chargera des travaux d’aménagement ou de rénovation. Un budget prévisionnel doit aussi être mentionné pour éviter les mauvaises surprises et clarifier la répartition des frais.